Trong quá trình triển khai hình thức hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp còn gặp phải vướng mắc về việc sử dụng ký hiệu và tiêu thức một cách hợp lệ. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp những thông tin chi tiết để giải đáp những thắc mắc đó.

I. Quy định về ký hiệu trên hóa đơn điện tử

Hình ảnh minh họa.

Từ ngày 1/11/2018, Nghị định số 119/2018/NĐ-CP đã chính thức có hiệu lực thi hành. Nội dung chính của nghị định có đề cập đến việc tất cả các doanh nghiệp đều bắt buộc chuyển sang hình thức hóa đơn điện tử trước ngày 1/11/2020. Điều này thể hiện quyết tâm của Chính phủ trong việc hướng đến lợi ích doanh nghiệp như giảm thiểu thủ tục hành chính, tiết kiệm chi phí in ấn và phát hành hóa đơn giấy.
Để có thể tiến hành, doanh nghiệp cần nắm vững những quy định hóa đơn điện tử về phát hành hóa đơn hợp lệ, đặc biệt là những quy định về ký hiệu và tiêu thức trên hóa đơn điện tử.

1. Mẫu số hóa đơn (hay mẫu hóa đơn)

Thường bao gồm 11 ký tự, trong đó:

• 02 ký tự đầu tiên thể hiện loại hóa đơn
• (Tối đa) 4 ký tự tiếp theo thể hiện tên hóa đơn
• 01 ký tự tiếp theo thể hiện số liên của hóa đơn
• 01 ký tự tiếp theo là ký tự “/” dùng để phân biệt số liên với số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn
• 03 ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn.

Ví dụ, mẫu số hóa đơn 01GTKT0/001 sẽ được hiểu như sau:

• 01 là loại hóa đơn GTGT
• GTGT là loại hóa đơn giá trị gia tăng
• 001 là Mẫu thứ nhất

Mẫu hóa đơn chuyển đổi từ HĐĐT của Công ty PTCN Thái Sơn.

Doanh nghiệp cần thay đổi số thứ tự mẫu trong hóa đơn khi có thay đổi về một trong số tiêu chí trên mẫu hóa đơn đã thông báo phát hành như một trong các nội dung bắt buộc; kích thước hóa đơn, nhu cầu sử dụng hóa đơn…
Đối với các doanh nghiệp kinh doanh ngành nghề dịch vụ có sử dụng tem, vé, thẻ thì bắt buộc phải ghi 3 ký tự đầu nhằm phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng.
Cụ thể:

• Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT
• Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng

Những thông tin còn lại do doanh nghiệp tự quy định nhưng cần đảm bảo không vượt quá 11 ký tự.
>> Tham khảo: Tra cứu hóa đơn, Tra cứu hóa đơn điện tử.

2. Ký hiệu hóa đơn

Ký hiệu hóa đơn bao gồm 06 ký tự trong trường hợp hóa đơn sử dụng bởi các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in. Trong đó:

• 2 ký tự đầu dùng để phân biệt các ký hiệu hóa đơn

Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong số 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;

• 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hóa đơn và hình thức hóa đơn

Năm tạo hóa đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm. Ký hiệu của hình thức hóa đơn điện tử là E.

• Giữa hai phần được phân cách bằng ký tự “/”

Ví dụ, AA/17E thì trong đó AA là ký hiệu hóa đơn, 17 là hóa đơn được tạo năm 2017, E là ký hiệu hóa đơn điện tử.

Mẫu hóa đơn điện tử của một khách hàng của công ty Thái Sơn.

3. Số thứ tự hóa đơn

Được quy định ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hóa đơn, bao gồm 7 chữ số.

4. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung cấp phần mềm tự in hóa đơn

Thường được đặt ở phần dưới cùng, chính giữa hoặc bên cạnh của tờ hóa đơn.

II. Quy định về tiêu thức của hóa đơn

Căn cứ theo Điểm d Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn điện tử phải đảm bảo đủ các nội dung: Tên hàng hóa, dịch vụ; Đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; Thành tiền ghi bằng số và bằng chữ. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, ngoài dòng đơn giá là giá chưa có thuế giá trị gia tăng, phải có dòng thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ.
Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định các tiêu thức số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống nếu có. Đối với trường hợp hóa đơn tự in hoặc đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

III. Doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số quy định về tiêu thức chữ ký bên mua, bên bán như sau:

• Hóa đơn điện tử cần phải có chữ ký điện tử theo quy định pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn số lượng lớn, chấp hành tốt pháp luật thuế, Tổng Cục Thuế sẽ xem xét cho phép doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không nhất thiết có tiêu thức “dấu của người bán”.
• Trường hợp người mua không phải là đơn vị kế toán hoặc là đơn vị kế toán nếu có các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ giữa người bán với người mua như: hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản giao nhận hàng hóa, biên nhận thanh toán, phiếu thu,… thì người bán lập hóa đơn điện tử cho người mua theo quy định, trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
• Trường hợp hóa đơn điện tử là hóa đơn điện nước, dịch vụ ngân hàng, dịch vụ viễn thông thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký người mua và dấu của người bán.
• Trường hợp hóa đơn điện tử ngành dịch vụ như vé ca nhạc, vé xem phim, dịch vụ chăm sóc khách hàng thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính.